Le code des marchés publics est merdique (et pas uniquement en France). Il y a deux solutions :

• mise en concurrence pour chaque dépense, et ça prend beaucoup d'énergie et de temps à chaque fois (il faut faire très attention que les règles soient les mêmes pour tous, imagine organiser un concours sportif à chaque fois avec remise de dossards et tout le toutim). Les concurrents gonflent leurs prix car le cahier des charges est rempli de règles à la con.
• Marché sur plusieurs années pour garantir de la réactivité. Comme changer une ampoule. Une fois le marché signé, ça permet d'être fait rapidement mais le prestataire se gave sur les prix dès qu'il peut car il sait qu'il faut passer par lui

Il y a d'autres solutions mais ça prend des RH. Le nombre d'agents publics étant limité, il vaut mieux payer un peu plus cher pour changer rapidement les ampoules et passer à un autre problème.